Nachdem wir das Tagebuch-Plugin behandelt haben – das Spracheingabe nutzt, um die Hürde zu senken, und gesammelte Einträge zur KI-Überprüfung sendet – widmet sich dieses Kapitel einer häufigen Stolperfalle nach der Installation von Obsidian: wie Sie Ihre Ordner organisieren.
Warum Sie Ihre Ordnerstruktur planen sollten
Ohne Plan ist das typische Ergebnis: Wenn Sie anfangen, Obsidian zu nutzen, erstellen Sie beiläufig Ordner wie „Arbeit", „Studium", „Lesen", „Temporär"… Je mehr Sie erstellen, desto weniger erinnern Sie sich, wo Sie was abgelegt haben, also suchen Sie jedes Mal – die Ordner werden nutzlos.
Oder Sie gehen ins andere Extrem: Sie verbringen viel Zeit damit, Hierarchien zu entwerfen wie „Arbeit/Projekt A/Meeting-Notizen/2026/Q1"… Akribisch geplant, aber nach zwei Monaten stellen Sie fest, dass die Wartungskosten zu hoch sind. Sie wissen nicht, wo Sie neue Dinge ablegen sollen, und alles landet im Stammverzeichnis.
Das Ziel der Ordnerplanung ist nicht, Ihren Vault ordentlich aussehen zu lassen, sondern sowohl das Ablegen als auch das Finden reibungslos zu gestalten.
Überblick über gängige Methoden
Bevor ich meinen eigenen Ansatz vorstelle, werfen wir einen kurzen Blick auf zwei bekannte Methoden – nur damit Sie wissen, dass es sie gibt.
PARA
PARA ist eine Methode des Produktivitätsbloggers Tiago Forte mit vier Ordnern: Projects (laufende Projekte), Areas (langfristige Verantwortungsbereiche), Resources (Referenzmaterialien) und Archives (Archiv).
Die Logik ist klar und die Methode ist recht beliebt. Das Problem: Die Grenzen sind unscharf – Sie sind sich oft unsicher, ob etwas in Areas oder Resources gehört. Das herauszufinden kostet Zeit, und mit der Zeit gibt man leicht auf.
Zettelkasten
Erfunden vom deutschen Soziologen Niklas Luhmann, ist die Kernidee: Jede Notiz erfasst eine einzelne Idee, wird durch eine Nummer identifiziert und durch Verknüpfungen zu einem Netzwerk verbunden. Es verlässt sich nicht auf Ordnerklassifizierung, sondern auf Verbindungen zwischen Notizen.
Es eignet sich hervorragend für tiefe Wissensansammlung, aber die Einstiegshürde ist hoch und die Wartungskosten sind nicht gering. Es ist nicht als Hauptrahmen für den täglichen Workflow geeignet.
Mein Ansatz: 5 Ordner + 1 Regel
Keine Notwendigkeit für diese Komplexität. Hier ist eine Struktur, die ich als ausreichend und einfach zu pflegen empfinde.
Ordnerstruktur
00-Inbox/
01-Notes/
02-Templates/
04-Output/
07-Diary/
Sie können auch nach Bedarf Projektordner erstellen, wie „08-Renovierung" oder „09-Englisch-Lernen", und sie nach Abschluss archivieren oder löschen.
00-Eingang: Alles kommt zuerst hier rein
Dies ist der Einstiegspunkt des gesamten Systems.
Browser-Ausschnitte, sprachtranskribierte Ideen, zufällige Notizen, unverarbeitete Materialien – werfen Sie alles zuerst in den Eingang, egal was.
Verschwenden Sie keine Zeit mit Kategorisieren beim Sammeln. Bringen Sie es einfach erstmal rein. Der Wert des Eingangs liegt darin, die Reibung beim Aufzeichnen zu reduzieren: Sie müssen nicht denken „wohin soll das?", sondern legen es einfach ab.
Aber der Eingang hat eine goldene Regel: Was hereinkommt, muss regelmäßig verarbeitet werden.
Alle paar Tage (oder wöchentlich) gehen Sie den Eingang durch und sortieren die Elemente an ihren richtigen Platz – Notizen zu den Notizen, löschen Unnötiges und verschieben Dinge, die zu Artikeln werden sollen, in den Ausgabeordner.
Der Eingang ist kein Lager; er kann nicht unbegrenzt ansammeln. Wenn Sie noch Elemente von vor drei Monaten unberührt im Eingang haben, funktioniert dieser Workflow noch nicht.
01-Notizen: Keine Kategorien, flache Struktur
Das ist der größte Unterschied zu traditionellen Ansätzen in diesem gesamten System.
Im Notizen-Ordner erstellen Sie keine Unterordner; alle Notizen liegen flach in einer einzigen Ebene.
Buchnotizen, Besprechungsprotokolle, gelernte Konzepte, Erweiterungen einer Idee – alles zusammen, keine thematische Trennung, keine zeitliche Ordnung, nur eine große flache Ebene.
Warum das?
Weil im KI-Zeitalter die Suche wichtiger ist als die Klassifizierung. Ob Sie eine Notiz unter „Wirtschaft/Makro/Geldpolitik" oder im Stammverzeichnis ablegen, macht für die KI-Suche keinen Unterschied. KI findet Dinge durch Inhaltsverständnis, nicht durch Ordnerpfade.
Und die Zeit, die Sie mit manueller Klassifizierung verbringen, sind reine Wartungskosten – Zeit, die Sie damit verbringen, darüber nachzudenken, wo Sie es ablegen, sich zu erinnern, wo Sie es abgelegt haben, und es später nicht wiederzufinden.
Bei flacher Struktur verlässt sich das Finden von Notizen auf die Suche. KI kann eine Volltextsuche durchführen, die viel zuverlässiger ist, als wenn Sie sich erinnern „Ich glaube, es ist in einem Unterordner".
04-Ausgabe: Inhalte für externes Publikum
Dieser Ordner enthält Inhalte, die Sie für ein externes Publikum schreiben: WeChat-Artikel, Blogbeiträge, formelle Berichte, für andere aufbereitete Dokumente.
Der Unterschied zum Notizen-Ordner ist das Publikum. Notizen sind für Sie selbst; sie müssen nicht vollständig oder schön sein, nur aufgezeichnet. Ausgabe ist für andere zum Ansehen oder vollständige Inhalte, die Sie bewahren möchten.
Die Trennung hat einen Vorteil: Wenn Sie den Ausgabeordner öffnen, sehen Sie relativ vollständige Inhalte, ungestört von Entwürfen und Fragmenten.
07-Tagebuch: Getrennt, nicht mit Notizen vermischen
Tagebuch kommt in einen separaten Ordner.
Tagebucheinträge sind nach Datum generierte Dateien, deren Anzahl linear mit der Zeit wächst. Wie bereits erwähnt, empfiehlt es sich, im Tagebuch-Plugin einen Speicherpfad festzulegen, um sie an einem dedizierten Ort zu halten.
Der Grund für die Trennung von Notizen ist einfach: Der Anwendungsfall für Tagebuch ist anders als für Notizen. Tagebücher werden chronologisch durchsucht, Notizen werden nach Stichwörtern gesucht. Das Vermischen würde sich gegenseitig stören.
Projektordner: Nach Bedarf erstellen, nach Abschluss archivieren
Renovierung, Jobwechsel, Erlernen einer Fähigkeit – Dinge mit einer klaren zeitlichen Grenze können einen eigenen Ordner haben, der alle zugehörigen Dateien zusammenfasst, um eine einfache zentrale Ansicht zu ermöglichen.
Nach Abschluss des Projekts archivieren oder löschen Sie den Ordner. Lassen Sie ihn nicht ewig Platz belegen und zu einem weiteren Chaos-Haufen werden.
Warum eine flache Struktur im KI-Zeitalter besser ist
Die traditionelle Ordnerklassifizierungslogik basiert auf „manuelles Durchsuchen" – Sie brauchen die Ordnerstruktur, um sich zu merken, wo Dinge sind, also klassifizieren Sie und bauen Hierarchien auf.
Aber jetzt ist es anders.
Obsidians Volltextsuche + semantisches Verständnis der KI können bereits die meisten „Dinge finden"-Szenarien abdecken. Sie erinnern sich vielleicht nicht an den Dateinamen einer Notiz, aber Sie erinnern sich ungefähr, worum es geht – das reicht. Suchen Sie ein paar Stichwörter oder lassen Sie die KI es für Sie finden.
Unter dieser Prämisse wird der Grenznutzen einer feinkörnigen Klassifizierung sehr gering, aber die Wartungskosten bleiben.
Je komplexer die Ordnerstruktur, desto mehr bedeutet es:
- Sie müssen einen Schritt mehr denken, wenn Sie etwas ablegen (wohin gehört das?)
- Sie vergessen nach einer Weile, wo Sie es abgelegt haben
- Das System wird inkonsistent, einige Dinge schweben außerhalb der Struktur
Umgekehrt: Je einfacher die Struktur, desto geringer die Wartungskosten und desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dabei bleiben. Ein einfaches System, das konsequent läuft, ist weitaus wertvoller als ein ausgeklügeltes, das auf halbem Weg aufgegeben wird.
Zusammenfassung
Was wir heute behandelt haben:
- Kernzweck der Ordnerplanung: sowohl das Ablegen als auch das Finden reibungslos gestalten, nicht für das Aussehen
- Gängige Methoden zur Kenntnis: PARA und Zettelkasten haben ihre Anwendungsbereiche, aber die Wartungskosten sind für Durchschnittsnutzer hoch
- Mein Ansatz: 5 Ordner + 1 Regel:
00-Eingang: alles kommt zuerst hier rein, regelmäßig verarbeiten01-Notizen: flache Struktur, keine Kategorien04-Ausgabe: vollständige Inhalte für externes Publikum07-Tagebuch: getrennt, nicht mit Notizen vermischen- Projektordner: nach Bedarf erstellen, nach Abschluss archivieren
- Die goldene Regel des Eingangs: Was hereinkommt, muss regelmäßig verarbeitet werden, keine unendliche Ansammlung
Wichtige Erkenntnisse:
- Im KI-Zeitalter ist die Suche wichtiger als die Klassifizierung – legen Sie Notizen flach ab und lassen Sie die KI sie finden, effizienter als manuelle Hierarchiepflege
- Je einfacher das System, desto leichter fällt das Dabeibleiben – eine einfache Struktur, die funktioniert, ist besser als eine ausgeklügelte, die aufgegeben wird
- Der Eingang ist ein Einstiegspunkt, kein Lager – regelmäßiges Leeren hält den gesamten Workflow am Laufen